Peran dan Tugas Seorang Sekretaris dalam Organisasi atau Perusahaan

Istilah sekretaris tentunya sudah tidak asing lagi kita dengar. Bahkan istilah ini sudah sangat familiar saat kita masih duduk di bangku sekolah dulu.

Namun, apakah kalian sudah mengetahui apa arti dan tugas serta tanggungjawab dari sekretaris.? Jika kalian belum mengetahuinya, maka semoga artikel ini dapat memudahkan kalian dalam memahami tugas dan tanggungjawab seorang sekretaris.

Pengertian dan Tugas serta Tanggungjawab  Sekertaris

Kata sekertaris berasal dari bahasa latin “secretum” yang berarti rahasia. Dalam bahasa Prancis kata secretum itu kemudian berubah menjadi secretarius,  lalu kemudian menjadi secretary dalam bahasa Inggri, dan dalam bahasa Belanda menjadi secretaries yang kemudian masuk ke Indonesia dikenal dengan sebutan “Sekertaris”.

Sekretaris adalah orang atau seorang pegawai maupun karyawan yang mendapatkan tugas dan juga pekerjaan yang berhubungan dengan masalah rahasia suatu negara atau perusahaan.

Dari sepenggal pengertian itu  kita dapat menarik sebuah kesimpulan bahwa sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau perusahaan terkait mengenai penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang pada kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.  

Dalam praktek kerja di lapangan, seorang sekretaris tidak hanya menjadi partner/pembantu atau pengembira pimpinan. Melainkan sebagai sebuah subyek penting dalam sebuah organisasi, perusahaan atau badan usaha.

Seorang sekretaris di ibaratkan sebagai sebuah komponen penting dalam mesin, yang mana kehadirannya berpengaruh terhadap kinerja dari mesin tersebut secara keseluruhan.

Di era yang serba canggih seperti sekarang ini mungkin sebagian dari kita ada yang berfikir “dengan kemajuan teknologi seperti saat ini, mungkinkah bisa menggantikan peran dari seorang sekretaris..?”

Menurut kami jawabannya adalah “tentu tidak, mengapa demikian? Hal ini tentunya karena meskipun perkembangan teknologi semakin pesat yang disertai dengan alat-alat perkantoran yang semakin canggih, peran dan fungsi utama dari seorang sekretaris tetap tidak dapat digantikan.

Hal ini karena dengan kemajuan teknologi yang ada tetap membutuhkan sentuhan tangan terampil dan buah pemikiran seorang sekretaris sampai kapanpun.

Melihat berdasarkan luang lingkup nya, tugas sekretaris dikelompokkan menjadi delapan, dan berikut ini adalah ke delapan jenis tugas-tugas dari seorang sekretaris.

Tugas-Tugas Seorang Sekretaris

Setidaknya terdapat 7 tugas dasar dari seorang sekretaris, dan berikut ini adalah ke 7 tugas pokok seorang sekretaris lengkap dengan penjelasannya :

Tugas Rutin

Tugas rutin yang dimaksud dalam hal ini adalah tugas umum yang menjadi pekerjaan rutin dari seorang sekretaris tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Adapun tugas umum tersebut adalah sebagai berikut :

  • Membuka surat masuk untuk pimpinan,
  • Menerima dikte,
  • Menerima serta melayani tamu atau bertamu mewakili pimpinan,
  • Menerima dan melayani telepon masuk untuk pimpinan atau menelpon keluar, dan
  • Menyusun arsip atau surat.
  • Tugas Khusus

Tugas khusus

Tugas khusus adalah tugas yang dikerjakan sekretaris diluar dari tugas rutinnya sehari-hari. Tugas khusus ini dilakukan manakala seorang sekretaris mendapatkan perintah langsung atau instruksi khusus dari pimpinan kepadanya dan biasanya penyelesaian tugas tersebut juga dilakukan secara khusus.

Dengan kata lain, tugas khusus ini tidak sering dilakukan akan tetapi harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, karena menyangkut unsur kepercayaan yang diberikan pimpinan langsung kepada sekretaris.

Berikut ini adalah beberapa contoh tugas khusus yang diberikan pimpinan kepada sekretarisna ;

  • Membuat konsep surat-surat perjanjian kerjasama dengan relasi maupun dengan instansi dari luar.
  • Menyusun atau mengarsipkan surat-surat rahasia (confidential)
  • Menyiapkan atau menyusun acara pertemuan bisnis.
  • Pembelian kado atau cinderamata kepada relasi.
  • Dan masih banyak lagi yang lainnya.

Menjadi seorang sekretaris artinya anda harus mampu menyimpan rahasia perusahaan serta sanggup menyelesaikan tugas yang diberikan.

Tugas Istimewa

Tugas istimewa seorang sekretaris ini biasanya berkaitan dengan keperluan pimpinan. Dan berikut ini adalah beberapa contoh tugas istimewa yang sering dilakukan oleh seorang sekretaris :

  • Merapikan tata letak atau posisi dari alat tulis serta perlengkapan kantor yang diperlukan dari seorang pimpinan.
  • Menjadi  alat penghubung atau sebagai penerus dari berbagai informasi kepada relasi.
  • Mengingatkan pimpinan akan iuran asuransi dari suatu  bandan atau dari suatu instansi.
  • Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
  • Ikut serta dalam menghadiri berbagai rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.  

Tugas Keuangan

Tugas keuangan yang ditangani oleh seorang sekretaris pada umumnya dinamakan petty cash atau uang kas kecil (cadangan).

Tugas keuangan dari seorang sekretaris ini meliputi :

  • Menangani urusan keuangan kepemimpinan uang di Bank seperti misalnya penarikan cek, penyimpanan uang di Bank, serta pengambilan uang di Bank.
  • Membayar sejumlah tagihan rekening, sumbangan dana atas nama pimpinan serta pajak.
  • Menyiapkan atau menyediakan catatan berupa pengeluaran sehari-hari, baik itu untuk keperluan pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

Tugas Resepsionis

Tugas seorang sekretaris sebagai resepsionis antara lain adalah :

  • Menerima serta menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan yang diterima dari telepon tersebut.
  • Mencatat jadwal janji-janji untuk pimpinan.
  • Menyusun rentetan acara sehari-hari pimpinan.
  • Menerima tamu yang akan menemui atau bertemu dengan pimpinan.

Tugas Sekretaris dalam Pertemuan Bisnis atau Business Meeting

Pertemuan bisnis yang dilakukan oleh sekretaris adalah pertemuan yang ditandai dengan pertemuan 2 orang atau lebih yang bertemu atau berkumpul untuk saling memberi informasi atau bertukar informasi, mencari solusi atas sebuah masalah,  serta menyimak kembali kemajuan dan informasi lainnya.

Tugas business meeting ini adalah tugas yang memberatkan di bandingkan dengan tugas-tugas sekretaris lainnya dimana seorang sekretaris harus mengorganisir pertemuan tersebut agar berjalan lancar.

Tugas Kreatif

Yang dimaksud dengan tugas kreatif ini adalah jenis tugas yang diprakasai sendiri atau tanpa diminta oleh pimpinan. Tugas kreatif ini adalah hasil pertimbangan sekretaris atas suatu hal agar dapat membantu dan meringankan beban pekerjaan pimpinan.

Adapun tugas kreatif sekretaris itu antara lain adalah sebagai berikut :

  • Menyusun atau membuat perencanaan kerja
  • Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
  • Pemantapan kepribadian
  • Mempelajari pengetahuan tentang bank
  • Efisiensi kerja
  • Mengikuti kegiatan seminar dan pelatihan atau kursus yang dapat menunjang pengembangan diri dalam menjadi seorang sekretaris.

Tugas Sosial

Tugas sosial seorang sekretaris diantaranya adalah mengurusi masalah rumah tangga kantor atau perusahaan, mengatur berbagai penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangan nya.

Peran Sekretaris Menurut Ahli

Seorang sekretaris memiliki peran penting dalam menentukan atau mempengaruhi keberhasilan tujuan kantor tempat sekretaris bekerja.

Dan berikut ini adalah beberapa peran sekretaris menurut para ahli :

Menurut  Saiman dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia 2” peran sekretaris dibedakan menjadi dua, yakni peran sekretaris terhadap atasan dan peran sekretaris terhadap bawahan.

Di bawah ini adalah penjelasan dari kedua jenis peran sekretaris menurut Saiman :

1. Peran sekretaris terhadap atasan

Peran sekretaris terhadap atasan terdiri dari:

  • Sebagai pembina hubungan yang baik. Peran sekretaris sebagai pembina hubungan yang baik adalah karena sekretaris menjadi penghubung antara orang-orang yang ingin berkomunikasi maupun menemui pimpinan.
  • Berfungsi sebagai sumber informasi yang dibutuhkan bagi pimpinan.
  • Sebagai seorang tangan kanan atau pelanjut keinginan pimpinan kepada karyawan atau bawahan dalam pelaksanaan tugas.
  • Berperan sebagai penyumbang ide atau gagasan baru.
  • Berperan sebagai faktor penunjang keberhasilan dalam pekerjaan dan cermin bagi karyawan lainnya.

2. Peran sekretaris terhadap bawahan tampak dalam

Peran sekretaris terhadap bawahan antara lain :

  • Penentu kebijakan bagi pegawai secara adil. Kebijakan yang dimaksud disini adalah mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan pada bidan pekerjaan.
  • Menjadi motivator serta memberikan motivasi kerja kepada pegawai agar setiap pekerjaan bisa berjalan dengan lancar dan berhasil dengan baik.
  • Memberikan apresiasi kepada pegawai atas tugas yang sudah diselesaikan dengan baik.
  • Menampung serta menindaklanjuti pendapatan maupun usulan dari para pegawai dalam berbagai masalah.
  • Melakukan pendekatan kepada pegawai supaya dapat melihat kelemahan dan kehendak pegawai, sehingga dapat memberikan masukan atau solusi untuk pekerjaannya supaya dapat mencapai hasil yang baik.

Peran Sekretaris Menurut Hartiti Hendrato dan Tulus Haryono (2003 : 6)

Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono dalam bukunya yang berjudul “Menjadi Sekretaris Profesional”, menyebutkan bahwa peran sekretaris dalam suatu organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut :

Penjaga atau Beranda perusahaan

Sekretaris memiliki peran sebagai penyeleksi tamu yang ingin bertemu dengan pimpinan perusahaan atau organisasi serta mengatur jadwal pertemuan tersebut agar tidak bertabrakan dengan jadwal lainnya.

Filter dan Pengelola Informasi

Selain bertugas untuk mengatur jadwal pertemuan pimpinan, seorang sekretaris juga bertugas mengelola informasi yang masuk seperti mencari, menyimpan dan mengatur sehingga memudahkan untuk dicari saat pimpinan membutuhkannya.

Asisten Pribadi atau Sebagai Tangan Kanan

Seorang sekretaris memiliki peran untuk membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari dan sesekali waktu bisa bertugas untuk mewakili pimpinan demi kepentingan perusahaan.

Secret Keeper atau Pemegang Rahasia

Menjadi seorang sekretaris artinya anda harus menyadari bahwa anda memiliki informasi perusahaan yang tidak boleh diketahui atau diteruskan kepada pihak yang tidak berhak atau tidak memiliki kepentingan.

Penasehat untuk dimintai berbagai pendapat

Tidak jarang seorang sekretaris menjadi tempat pertama bagi para pimpinan perusahaan untuk dimintai pendapat atau nasehat akan suatu kebijakan atau keputusan yang akan diambil oleh seorang pimpinan.

Penghubung atau Humas

Sekretaris berada pada posisi antara pimpinan dan pihak lain. Oleh karena itu, menjadi seorang sekretaris harus mampu untuk menjabarkan kebijakan pimpinan kepada internal organisasi, dan menjadi penyampai informasi yang baik kepada pihak eksternal atau luar organisasi/perusahaan.

Perawat atau Pelindung

Menjadi seorang sekretaris diharapkan dapat memperhatikan kesehatan pimpinan dengan cara menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.

Nah, demikianlah penjelasan kami tentang “Peran dan Tugas Sekretaris dalam Perusahaan atau Organisasi”. Semoga menambah wawasan para pembaca sekalian dan semoga bermanfaat.

Kunjungi juga :