Peran dan Tugas Seorang Sekertaris dalam Organisasi atau Perusahaan

Istilah sekertarsi tentunya sudah tidak asing lagi kita dengar. Bahkan istilah ini sudah sangat familyar saat kita masih duduk di bangku sekolah dulu.

Bahkan mungkin diantara kita ada yang dulu bercita-cita ingin menjadi seorang sekertaris dari bos berasar perusahaan.

Nah, untuk anda yang ingin menjadi seorang sekertaris profesional tentunya wajib bagi anda untuk banyak belajar mengenai sebuah teori dan juga memperbanyak pengalaman.

Dalam praktek kerja di lapangan, seorang sekertaris tidak hanya menjadi partner/pembantu atau pengembira pimpinan. Melainkan sebagai sebuah subyek penting dalam organisasi, perusahaan atau badan usaha.

Seorang sekertaris diibaratkan sebagai sebuah komponen penting dalam mesin, yang mana kehadirannya berpengaruh terhadap kinerja dari mesin tersebut secara keseluruhan.

Di era yang serba canggih seperti sekarang ini mungkin sebagain dari kita ada yang berfikir “dengan kemajuan teknologi seperti saat ini, mungkinkah bisa mengantikan peran dari seorang sekertaris..?”

Menurut kami jawabnay adalah “tentu tidak, mengapa demikian? Hal ini tentunya karena meskipun perkembangan teknologi semakin pesat yang disertai dengan alat-lat perkantoran yang semakin canggih, peran dan fungsi utama dari seorang sekertaris tetap tidak dapat digantikan.

Hal ini karena dengan kemajuan teknologi yang ada tetap membutuhkan sentuhan tangan terampil dan buah pemikiran seorang sekertaris sampai kapanpun.

Tugas-Tugas Seorang Sekertaris

Setidaknya terdapat 7 tugas dasar dari seorang sekertaris, dan berikut ini adalah ke 7 tugas pokok seorang sekertaris lengkap dengan penjelasannya :

1. Tugas Rutin

Tugas rutin yang dimaksud dalam hal ini adalah tugas umum yang menjadi perkerjaan rutin dari seorang sekertaris tanpa harus menunggu instruksi dari pimpinan. Adapun tugas umum tersebut adalah sebagai berikut :

  • Membuka surat masuk untuk pimpinan,
  • Menerima dikte,
  • Menerima serta melayani tamu atau bertamu mewakili pimpinan,
  • Menerima dan melayani telphon masuk untuk pimpinan atau menelpon keluar, dan
  • Menyusun arsip atau surat.

2. Tugas Khusus

Tugas khusus adalah tugas yang dikerjakan sekertaris diluar dari tugas rutinya sehari-hari. Tugas khusus ini dilakukan manakalah seorang sekertaris mendapatkan perintah langsung atau instruksi khusus dari pimpinan kepadanya dan biasanya penyelesaian tugas tersebut juga dilakukan secara khusus.

Dengan kata lain, tugas khusus ini tidak sering dilakukan akan tetapi harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya, karena menyangkut unsur kepercayaan yang diberikan pimpinan langsung kepada sekertaris.

Menjadi seorang sekertaris artinya anda harus mampu menyimpan rahasia perusahaan serta sanggup menyeleisaikan tugas yang diberikan.

3. Tugas Istimewa

Tugas istimewa seorang sekertaris ini biasanya berkaitan dengan keperluan pimpinan. Tugas ini meliputi tentang membantu mempersiapkan semua alat kantor yang dibutuhkan oleh pimpinan.

Tugas istimewa lainnya seperti misalnya menjadi penghubung pimpinan dengan relasi atau clien nya.

4. Tugas Keungan

Tugas keuangan yang ditangani oleh seorang sekertaris pada umumnya dinamakan petty cash atau uang kas kecil (cadangan).

Tugas keuangan dari seorang sekertaris ini meliputi :

  • Menangani urusan keuangan kepemimpinan uang di Bank seperti misalnya penarikan cek, penyimpanan uang di Bank, serta pengambilan uang di Bank.
  • Membayar sejumlah tagihan rekening, sumbangan dana atas nama pimpinan serta pajak.
  • Menyiapkan atau menyediakan catatan berupa pengeluaran sehari-hari, baik itu untuk keperluan pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

5. Tugas Resepsionis

Tugas seorang sekertaris sebagai resepsionis antaralain adalah :

  • Menerima serta menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan yang diterima dari telepon tersebut.
  • Mencatat jadwal janji-janji untuk pimpinan.
  • Menyusun rentetan acara seahri-hari pimpinan.
  • Menerima tamu yang akan menemui atau bertemu dengan pimpinan.
  • Tugas Sekertaris dalam Pertemuan Bisnis atau Business Meeting

6. Tugas Sekertaris dalam Pertemuan Bisnis atau Business Meeting

Pertemuan bisnis yang dilakukan oleh sekertaris adalah pertemuan yang ditandai dengan pertemuan 2 orang atau lebih yang bertemu atau berkumpul untuk saling memberi informasi atau bertukar informasi, mencari solusi atas sebuah masalah,  serta menyimak kembali kemajuan dan informasi lainnya.

Tugas business meeting ini adalah tugas yang memberatkan di bandingkan dengan tugas-tugas sekertaris lainnya dimana seorang sekertaris harus mengorganisir pertemuan tersebut agar berjalanlancar.

7. Tugas Kreatif

Yang dimaksud dengan tugas kreatif ini adalah jenis tugas yang diprakasai sendiri atau tanpa diminta oleh pimpinana. Tugas kreatif ini adalah hasil pertimbangan sekertaris atas suatu hal agar dapat membantu dan meringkan beban pekerjaan pimpinan.

Adapun tugas kreatif sekertaris itu antaralain adalah sebagai berikut :

  • Menyusun atau membuat perencanaan kerja
  • Mempelajari pengetahuan tentang kas kecil
  • Pemantapan kepribadian
  • Mempelajari pengetahuan tentang bank
  • Efisiensi kerja
  • Mengikuti kegiatan seminar dan pelatihan atau kursus yang dapat menunjang pengembangan diri dalam menjadi seorang sekertaris.

Peran Sekertaris Menurut Ahli

Seorang sekertaris memiki peran penting dalam menentukan atau mempengaruhi keberhasilan tujuan kantor tempat sekertaris bekerja.

Dan berikut ini adalah beberapa peran sekertaris menurut para ahli :

Menurut Saiman (2002:37)

Menurut  Saiman dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Sekertaris. Jakarta : Ghalia Indonesia 2” peran sekertaris dibedakan menjadi dua, yakni peran sekertaris terhadapa atasan dan peran sekertaris terhadap bawahan.

Di bawah ini adalah penjelasan dari kedua jenis peran sekertaris menurut Saiman :

1. Persan sekertaris terhadap atasan

Peran sekertaris terhadap atasan terdiri dari:

  • Sebagai pembina hubungan yang baik. Peran sekertaris sebagai pembina hubungan yang baik adalah karena sekertaris menjadi penghubung antara orang-orang yang ingin berkomunikasi maupun menenui pimpinan.
  • Berfungsi sebagai sumber informasi yang dibutuhkan bagi pimpinan.
  • Sebagai seorang tangan kanan atau pelanjut keinginan pimpinan kepada karyawan atau bawahan dalam pelakasanaan tugas.
  • Berperan sebagi penyumbang ide atau gagasan baru.
  • Berperan sebagai faktor penunjang keberhasilan dalam pekerjaan dan cermin bagi karyawan lainnya.

2. Peran sekertaris terhadap bawahan tampak dalam

Peran sekertaris terhadap bawahan antaralain :

  • Penentu kebijakan bagi pegawai secara adil. Kebijakan yang dimaksud disini adalah mengenai pengaturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kemampuan pada bidan pekerjaan.
  • Menjadi motivator serta memberikan motivasi kerja kepada pegawai agar setiap pekerjaan bisa berjalan dengan lancar dan berhasil dengan baik.
  • Memberikan apresiasi kepada pegawai atas tugas yang sudah diselesaikan dengan baik.
  • Menampung serta menindaklanjuti pendapatan maupun usulan dari para pegawai dalam berbagai masalah.
  • Melakukan pendekatan kepada pegawai supaya dapat meliha kelemahan dan kehendak pegawai, sehingga dapat memberikan masukan atau solusi untuk pekerjaannya supaya dapat mencapai hasil yang baik.

Peran Sekertaris Menurut Hartiti Hendrato dan Tulus Haryono (2003 : 6)

Hartiti Hendarto dan Tulus Haryono dalam bukunya yang berjudul “Menjadi Sekertaris Profesional”, menyebutkan bahwa peran sekertaris dalam suatu organisasi atau perusahaan adalah sebagai berikut :

1. Penjaga atau Beranda perusahaan

Sekertarsi memiliki peran sebagai penyeleksi tamu yang ingi bertemu dengan pimpinan perusahaan atau organisasi serta mengatur jadwal pertemuan tersebut agar tidak bertabarakan dengan jadwal lainnya.

2. Filter dan Pengelola Informasi

Selain bertugas untuk mengatur jadwal pertemuan pimpinan, seorang sekertaris juga bertugas mengelola informasi yagn masuk seperti mencari, menyimpan dan mengatur sehingga memudahkan untuk dicari saat pimpinan membutuhkannya.

3. Asisten Pribadi atau Sebagai Tangan Kanan

Seorang sekertaris memiliki peran untuk membantu pimpinan dalam tugas sehari-hari dan sesekali waktu bisa bertuga untuk mewakili pimpinan demi kepentingan perusahaan.

4. Secret Keeper atau Pemegang Rahasia

Menjadi seorang sekertaris artinya anda harus menyadari bahwa anda memiliki informasi perusahaan yang tidak boleh diketahui atau diteruskan kepada pihak yang tidak berhak atau tidak memiliki kepentingan.

5. Penasehat untuk dimintai berbagai pendapat

Tidak jarang seorang sekertaris menjadi tempat pertama bagi para pimpinan perusahaan untuk dimintai pendapat atau nasehat akan suatu kebijakan atau keputusan yang akan diambil oleh seorang pimpinan.

6. Penghubung atau Humas

Sekertaris berada pada posisi antara pimpinan dan pihak lain. Oleh karena itu, menjadi seorang sekertaris harus mampu untuk menjabarkan kebijakan pimpinan kepada internal organisasi, dan menjadi penyampai informasi yang baik kepada pihak eksternal atau lura organisasi/perusahaan.

7. Perawat atau Pelindung

Menjadi seorang sekertaris diharapkan dapat memperhatikan kesehatan pimpinan dengan cara menciptakan suasana kerja yang menyenangkan sehingga pimpinan tidak cepat lelah.

Nah, demikianlah penjelasan kami tentang “Peran dan Tugas Sekertaris dalam Perusahaan atau Organisasi”. Semoga menambah wawasan para pemabaca sekalian dan semoga bermanfaat.

Kunjungi juga :