Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Setiap instansi atau lemabaga dalam pelaksanaan kegiatan administrasinya sehari-hari tidak akan lepas dari proses penciptaan arsip. Hal ini karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan yang dilakukan.

Catatan-catatan tersebut secara umum disebut sebagai sebuah dokumen atau naskah informasi terekam yang dalam realisasinya dapat berupa tulisan, gambar maupun suara.

Arsip memiliki fungsi dan tujuan serta nilai guna yang sangat penting dalam perjalan hidup suatu organisasi.

Oleh karena itu untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip maka perlu diperhatikan setiap tahapan pembuatannya.

Sebelum masuk kedalam pembahasan inti, admin akan memberikan sedikit informasi mengenai asal muasa kata arsip.

Dalam bahasa Belanda arsip disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, yang mana kata tersebut berasal dari bahasa Yunani “arche” yang memiliki arti “permulaan”.

Selanjutnya kata arche ini pun berkembang menjadi kata Archia yang memili makna “catatan”. Kemudian dari kata Archia berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang memiliki arti gedung pemerintahan.

Sedangkan dalam bahasa latin disebut Archivium, dan pada akhirnya menurut Serdamayanti dalam bahasa Indoesia dipakailah istilah Arsip yang berlaku sampai saat ini.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

Dari pengertian di atas mengundang para ahli untuk menyampaikan pendapatnya mengenai pengertian dari arsip.

Nah berikut ini adalah pengertian arsip menurut beberapa ahli :

  1. Menurut Wursanto, beliau menjelaskan bahwa arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor atau office work. Porduk pekerjaan kantor lainnya ilah seperti formulilr, surat, dan laporan.
  2. Menurut The Liang Gie menjelaskan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dieperlukan dapat secara cepat untuk ditemukan.
  3. Pejelasan berikutnya datang dari seorang Sularso Mulyono yang mengatakan bahwa arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang sudah ditentukan dengan sedemikian rupa terlebih dahulu sehingga setiap berkas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
  4. Dalam Kamus Administrasi Perkantoran menjelaskan bahwa arsip merupakan kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setia kali diperlukan dapat cepat untuk ditemukan kembali.

Melihat dari penjelasan beberapa ahli di atas, kita dapat menarik sebuah benang merah yang menjelaskan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan menurut aturan-aturan yang berlaku atau yang sudah ditentukan dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat dengan mudah untuk ditemukan dengan cepat.

Unsur-Unsur dari Arsip

Setidaknya sebuah arsip terdiri dari 3 unsur pokok. Dibawah ini adalah ketiga jenis unsur tersebut :

  1. Berbentuk sebuah informasi yang terekam
  2. Memiliki bentuk media yang nyata, artinya arsip tersebut dapat dilihat dan dibaca, diraba serta didengar.
  3. Memiliki fungsi dan kegunaan. Arsip memili fungsi dan kegunaan dalam arti bahwa arsip tersbut dapat berupa bukti dengan sebuah legalitasi tertentu, yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan administrasi dan fungsi-fungsi manajemen dalam birokrasi, pemerintahan dan bisnis.

Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai dengan sifat arsip  dibedakan menjadi dua. Kedua jenis arsip berdasarkan sifatnya tersebut adalah arsip dinamis dan arsip statis.

Penjelasan dari kedua jenis arsip berdasarkan sifatnya itu dapat kalian baca di pengertian, fungsi, dan tujuan arsip.

Nah itulah tadi sedikit penjelasan para ahli mengenai pengertian arsip. Semoga bermanfaat dan menambah wawasan pengetahuan para pembaca sekalian. Terimakash sudah berkunjung.

Baca juga :