Pengertian, Fungsi, Tujuan dan Nilai Guna Arsip

Menurut Lembaga Administrasi Negara yang merumuskan pengertian arsip adalah segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan maupun dokumen lainnya.

Hal ini bermakna bahwa arsip merupakan segala bentuk dan sifat aslinya, atau salinan, serta bagaimana cara pembuatan nya dari satu badan, dijadikan sebagai sebuah bukti atas tujuan organisasi sebagai fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, dan kegiatan lainnya sebagai informasi penting yang ada dalam pemerintahan atau sebuah instansi.

Pengertian Arsip di Indonesia

pengertian arsip di  Indonesia diatur dalam Undang-Undang No. 7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab 1 pasal 1 yang berbunyi sebagai berikut :

  1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
  2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.

Dari penjelasan di atas, kita dapat menarik kesimpulan bahwa arsip adalah suatu pusat ingatan atas seluruh aktivitas pekerjaan yang telah dilakukan dimana surat yang diproses berdasarkan penggolongan yang telah disusun, disimpan, dan serta dipelihara dengan sedemikian rupa apabila masih dibutuhkan.

Lalu apa itu Kearsipan.?

Pekerjaan yang berkaitan dengan bidang penyimpanan surat atau dokumen disebut dengan administrasi kearsipan. Lalu apa itu kearsipan..? Kearsipan adalah aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan pengurusan arsip-arsip baik  dinas atau pribadi.

Kearsipan juga merupakan sebuah aktivitas yang berhubungan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran serta pemusnahan surat-surat.

Tujuan Kearsipan

Tujuan dari adanya sebuah kearsipan itu sendiri adalah sebagai alat pertanggungjawaban perusahaan atas pelaksanaan dan pengelolaan suatu perusahaan.

Dimana agar setiap bidan pekerjaan dalam suatu perusahaan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang tidak dibutuhkan lagi.

Fungsi Arsip

Pada UU No. 7 tahun 1971 pasal 2 dituangkan tentang pembagian fungsi arsip, dan berikut ini adalah fungsi-fungsi dari arsip tersebut :

Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang dibutuhkan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan. Atau dengan arti lain yakni arsip yang masih dimanfaatkan secara langsung dalam setiap kegiatan perusahaan sehari-hari.

Melihat dari fungsinya, arsip dinamis memiliki sifat yang sering kali masih dapat berubah nilai dan artinya. Dibawah ini adalah beberapa fungsi dari arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya :

  • Arsip aktif, yang dimaksud dengan arsip aktif adalah arsip yang masih digunakan dalam berlangsungnya pekerjaan. Arsip aktif biasanya masih dapat kita jumpai pada unit pengelolaan perusahaan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
  • Arsip semi aktif adalah arsip dimana frekuensi yang dimilikinya dalam segi penggunaannya telah mengalami penurunan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
  • Arsip in-aktif atau arsip semi statis merupakan segala arsip yang termasuk jarang digunakan dalam aktivitas kerja sehari-hari dalam sebuah perusahaan.

Arsip Statis

Arsip statis adalah jenis arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam proses perencanaan dan penyelenggaraan. Dengan kata lain arsip ini adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam aktivitas keseharian perusahaan.

Arsip statsi merupakan arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi secara khusus sebagai bahan pertanggungjawaban.

Beberapa petugas yang sedang mengecek arsip

Nilai Guna Arsip

Nilai guna dari suatu arsip dapat kita lihat dari manfaatnya bagi kepentingan para pengguna arsip. Terdapat dua macam nilai guna arsip, yakni nilai guna primer dan nilai guna sekunder.

Berikut ini adalah penjelasan dari kedua jenis nilai guna arsip tersebut :

Nilai Guna Primer

Nilai guna primer merupakan sebuah arsip yang memiliki nilai namun didasari oleh kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut. Nilai guna primer terdiri dari nilai guna administrasi, nilai guna keuangan, nilai guna hukum, dan nilai guna ilmiah dan teknologi.

  • Nilai guna administrasi

Yang dimaksud dengan nilai guna administrasi adalah bahwa arsip dijadikan sebagai kebijaksanaan serta sebuah  prosedur persyaratan ketika hendak akan mengadakan kegiatan.

Hal tersebut di atas tentunya hanya berlaku untuk organisasi pembuat arsip nya.

  • Nilai guna keuangan

Sebuah arsip dikatakan memiliki sebuah nilai guna keuangan manakala arsip tersebut mengandung segala jenis transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.

  • Nilai guna hukum

Arsip dikatakan memiliki nila guna hukum manakala arsip tersebut dapat memberikan sebuah  informasi yang dapat digunakan sebagai bahan pembuktian dalam bidang hukum.

Hal ini  menandakan bahwa arsip tersebut memiliki hak dan kewajiban,  baik dalam jangka pendek maupun panjang untuk pegawai suatu instansi pemerintah maupun suwasta.

Yang mana hal tersebut tertuang dalam kontrak sewa-menyewa dan masih banyak lagi lainnya.

  • Nilai guna ilmiah dan teknologi

Adalah sebuah arsip yang memiliki atau berisi data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian yang telah dilakukan.

Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder merupakan suatu arsip yang memiliki nilai yang didasari oleh kegunaannya untuk kepentingan suatu perusahaan maupu umum serta berguna dalam menjadi bahan bukti dan pertanggungjawaban suatu kegiatan.

Nilai guna sekunder terdiri dari, nilai guna kebuktian, dan nilai guna informational.

  • Nilai guna kebuktian

Arsip yang memiliki nilai guna kebuktian ini berfungsi untuk menunjukkan fakta dan keterangan yang bisa digunakan ketiak menjelaskan perihal pendirian sebuah instansi, pengembangan, serta fungsi dan tugasnya, bahkan sampai pada tahapan menjelaskan hasil dari tugas dalam setiap kegiatan yang dilakukan.

  • Nilai guna informational

Adalah suatu arsip yang berisi tentang segala macam kepentingan bagi penelitian dan sejarah.

Demikian penjelasan dari kami mengenai Pengertian serta Manfaat dan Tujuan dari Arsip. Semoga bermanfaat dan menambah wawasan pengetahuan para pembaca sekalian, dan terimakasih atas kunjungannya.

Kunjungi juga :